Comment gérer la petite caisse d’une entreprise au Canada

Les petites caisses sont courantes dans les entreprises. Comme son nom l’indique, la petite caisse sert à régler les dépenses mineures, accessoires et peu fréquentes. La petite caisse est un moyen rapide et pratique pour les chefs d’entreprise de se rembourser et de rembourser leurs employés pour les frais professionnels qu’ils ont payés avec leur propre argent, ce qui leur évite la tâche fastidieuse de faire des chèques à partir de leur compte bancaire pour de petites dépenses. Voici ce que vous devez savoir sur la gestion de votre petite caisse.

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À quoi sert la petite caisse?

Les chefs d’entreprise ont souvent besoin que leurs employés aillent chercher des fournitures ou des dîners pour le bureau. Les employés peuvent soit recevoir à l’avance de l’argent pour ces dépenses à partir de la petite caisse, soit, plus couramment, être remboursés après avoir effectué l’achat sur présentation d’un reçu.

Si un employé n’est pas à l’aise pour utiliser son propre argent pour ces petites dépenses professionnelles, le chef d’entreprise peut simplement lui donner de l’argent de la petite caisse avant qu’il n’effectue un achat au nom du chef d’entreprise.

Comment utilisez-vous la petite caisse dans votre entreprise?

Créer une petite caisse et l’utiliser dans une entreprise est assez simple. Cet article vous guidera à travers des étapes et des considérations faciles à suivre pour créer et gérer une petite caisse.

Combien d’argent faut-il?

Lorsqu’un chef d’entreprise envisage de constituer une petite caisse, il doit penser aux petites dépenses pour lesquelles il est susceptible de l’utiliser. La petite caisse est généralement utilisée pour les fournitures de bureau, les dîners avec les clients, l’argent de Noël pour les employés, la poste, les petits jeux pour une retraite de planification, etc.

En ayant une idée générale des dépenses qui peuvent être réglées avec la petite caisse, le chef d’entreprise saura combien d’argent il doit conserver dans le fonds. Une somme comprise entre 100 et 500 dollars devrait suffire à la plupart des petites entreprises qui souhaitent disposer d’un moyen pratique de couvrir les petites dépenses peu fréquentes.

Quelles sont les dépenses appropriées?

Le chef d’entreprise doit préciser clairement ce pour quoi le fonds peut être utilisé et ce pour quoi il ne peut pas l’être. Les dépenses autorisées pour la petite caisse s’inscrivent généralement dans les lignes de dépenses du budget général, telles que les relations avec les clients, l’engagement du bureau, l’organisation des retraites, les fournitures de bureau, etc.

Cela permettra non seulement de s’assurer que l’argent est utilisé à bon escient, mais aussi de faciliter le rapprochement de la petite caisse par votre comptable et de classer les dépenses dans les bons comptes.

Qui gérera la petite caisse?

Une seule personne doit gérer les dépenses de la petite caisse. Le fait que plusieurs personnes prélèvent des fonds sur la caisse peut rendre sa gestion difficile et ouvrir la porte au vol. Un administrateur qui peut également avoir d’autres responsabilités, telles que gérer la réception et répondre au téléphone, est souvent la personne appropriée pour gérer la petite caisse.

Si une seule personne gère les dépenses de petite caisse, un autre employé, par exemple un comptable, doit utiliser le registre des dépenses de petite caisse pour rapprocher le solde, enregistrer les dépenses et réapprovisionner le fonds de petite caisse.

Où devez-vous conservez la petite caisse?

Le chef d’entreprise doit trouver un équilibre entre la commodité de l’emplacement et la sécurité des fonds lorsqu’il détermine l’endroit où les conserver. Le conserver dans une petite boîte à clé dans un tiroir de bureau fermé à clé contribuera à le mettre en sécurité.

Le journal de bord

Un journal de bord de la petite caisse peut être acheté dans une papeterie locale, ou un modèle de journal de bord de la petite caisse peut être facilement téléchargé. Pour chaque transaction, le journal de bord doit contenir les informations clés suivantes : la date, la description, le montant déposé ou retiré, le compte de dépenses imputé, la personne qui a reçu ou déposé l’argent et la personne qui a géré la transaction. C’est la personne qui gère la petite caisse qui doit consigner ces informations dans le journal de bord.

Rapprochement

Le moment du rapprochement de la petite caisse dépend de la fréquence à laquelle l’entreprise l’utilise. Toutefois, pour garantir une gestion et une utilisation correctes du fonds, il est important de procéder à un rapprochement au moins une fois par mois, quelle que soit la fréquence d’utilisation.

Le rapprochement doit être effectué par une personne autre que celle qui gère la petite caisse. Cette personne est souvent le comptable ou le commis comptable de l’entreprise. Si le journal de bord de la petite caisse a été correctement classé, le rapprochement est une tâche aisée.

Il suffit de prendre le solde au début de la période, d’ajouter toutes les entrées de trésorerie et de soustraire toutes les sorties de trésorerie, et vous devriez être en mesure de calculer le montant des liquidités restantes. En cas d’écart, la personne chargée du rapprochement devra collaborer avec la personne chargée de la gestion du fonds pour en déterminer la cause. Les écarts sont le plus souvent dus à l’omission de transactions dans le journal de la petite caisse.

Quel devrait être le montant du fonds?

Les chefs d’entreprise doivent périodiquement vérifier si le montant de la petite caisse est suffisant ou s’il convient de l’augmenter ou de le diminuer. Une fois la petite caisse rapprochée, des fonds peuvent être ajoutés ou soustraits pour augmenter ou diminuer le solde jusqu’au montant que le chef d’entreprise juge approprié.

Résumé

La tenue d’une petite caisse est un moyen pratique et efficace de couvrir les dépenses accessoires. Toutefois, compte tenu de l’omniprésence des cartes de crédit entreprise, les PME sont moins nombreuses à utiliser la petite caisse pour ce type de dépenses. De nombreuses entreprises disposent aujourd’hui de cartes de crédit pour les entreprises pour les dépenses traditionnellement couvertes par une petite caisse.

Chaque transaction par carte de crédit est automatiquement suivie par la société émettrice de la carte de crédit, ce qui permet de consulter les relevés en ligne à tout moment. En outre, les services de comptabilité basés sur le nuage peuvent automatiquement classer et fournir des écritures de journal à partir des relevés électroniques de cartes de crédit.

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FAQ sur la petite caisse